٧ نصائح مفيدة لإجراء اجتماعات مثمرة من زامن
تعد استضافة الاجتماعات عبر الإنترنت مهمة صعبة دائمًا، وإذا كنت لا تعرف كيفية إدارته بشكل صحيح، فقد لا تحصل على أفضل نتيجة معه. ولكن هناك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في تنظيم اجتماعات مثمرة عن طريق زامن بمنتهى البساطة. أفضل وأروع شيء في هذه النصائح هو أنها سهلة المتابعة وتعمل بشكل رائع في كل موقف. ولكن إذا كنت لا تعرف ما الذي يجعل الاجتماع مثمرًا، سنشارك أدناه بعض إرشادات الاجتماعات المثمرة حتى تتمكن أيضًا من تنظيم اجتماعاتك بذكاء وفعالية أكبر.
١- حدد هدفك بزامن
يمكنك تقسيم الاجتماع إلى عدة أجزاء، ولكن لا يمكن أن يعطي نتيجة مثمرة لك إلا إذا كان لديك هدف ثابت لنفسه. لذا، قبل أن تبدأ الاجتماع، تأكد من وضع جدول أعمال واضح لهذا الاجتماع. إذا لم تتمكن من تحديد جدول أعمال الاجتماع في خمس إلى سبع كلمات، فهذا غير واضح بما فيه الكفاية في ذهنك. باستخدام جدول الأعمال الواضح هذا، ستعرف المحتوى الدقيق الذي تحتاج إلى إنشائه لهذا الاجتماع وعدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى حضور الاجتماع.
٢- خططها مع زامن
لا يهم أنك تعقد اجتماعًا عبر الإنترنت أو تستضيف اجتماعًا دون اتصال بالإنترنت، فلا يمكنك الحصول على أي نتائج مثمرة دون التخطيط المناسب. لذلك، عندما تستضيف الاجتماع، فمن الضروري أن تقوم بكل التخطيط قبل بدء الاجتماع. يتضمن هذا التخطيط إرسال دعوة للحضور واختيار برنامج الاجتماع عبر الإنترنت وتكوينه واختباره. في حالة عدم معرفتك ببرنامج الاجتماعات عبر الإنترنت الذي يجب عليك استخدامه، فقد يكون زامن خيارًا رائعًا لأنه يوفر عددًا كبيرًا من الخدمات لعقد اجتماعات عبر الإنترنت سهلة ومثمرة. وعند القيام بذلك، تأكد من اختباره مرة واحدة قبل بدء البث المباشر حتى لا تواجه أي مشكلة في وقت الاجتماع.
٣- الاهتمام بالتفاصيل مع زامن
يعد التخطيط التفصيلي أحد أهم نصائح الاجتماعات المثمرة التي يمكن أن تساعدك في الحصول على أفضل نتيجة. سيؤدي الانتباه إلى التفاصيل إلى جعلها أقصر ولكنها فعالة للغاية بسهولة. للحصول على التفاصيل، يمكنك أيضًا التحقق من بعض قوالب جدول أعمال الاجتماعات المنتجة عبر الإنترنت، ويمكنك الحصول على بعض الأفكار من هناك. من المؤكد أن ذلك سيعزز تجربتك الشاملة بالنسبة لك. أيضًا، يجب أن تسأل نفسك أسئلة مختلفة حتى تتمكن من الحصول على إجابة لتلك الأسئلة المحتملة في الاجتماع.
٤- اجعلها قصيرة بزامن
يعد اختصارها أحد أفضل الطرق لعقد اجتماعات مثمرة عبر الإنترنت. إذا كان بإمكانك إكمال اجتماع في 35 دقيقة، فلا تمدده لمدة عشر دقائق أخرى لأنك حجزت برنامج الاجتماع لمدة 45 دقيقة. ابقائه قصيرًا سيجعلك أكثر إنتاجية لأنك ستصل إلى النقطة بسرعة وستصل إلى الاستنتاجات جيدًا.
٥- الوقت المناسب لزامن
عند تنظيم اجتماعات عبر الإنترنت، قد ينضم كثير من الحاضرين إلى الاجتماع من مناطق زمنية مختلفة. فكرة الاجتماع المثمر هي فكرة بسيطة يحتاجها الجميع ليكون جزءًا من هذا الاجتماع. في حالة عقد اجتماع عبر الإنترنت، قد لا يكون ذلك ممكنًا إلا إذا اخترت وقتًا عمليًا للجميع. مع بعض الأبحاث، يمكنك بالتأكيد أن تجد وقتًا يشعر فيه جميع المشاركين بالطاقة الكاملة في أنفسهم. سيؤدي هذا إلى التأكد من عدم كون أي من الحاضرين ممن يشاركون جميعًا بنشاط في الاجتماع
٦- مع زامن اجعلها مثيرة للاهتمام
يمكن أن يتحول أي اجتماع إلى محاضرة مملة ما لم تكن ممتعة تستمر بوتيرة سريعة. إذا اخترت زامن، فيمكنك استخدام التعليقات التوضيحية والرسوم المتحركة على السبورة لمشاركة رسالتك. سيبقى هذا الاجتماع ممتعًا وستتمكن من تحقيق أقصى استفادة منه. لذا، إذا تحدثنا عن نصائح الاجتماع المثمرة، فإن بقائها مثيرة للاهتمام يجب أن يكون أحد العوامل الرئيسية لذلك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تشجيع المشاركين على طرح الأسئلة بين الاجتماعات ويمكنك الإجابة على ذلك على الفور. سيؤدي بالتأكيد إلى زيادة الحماس في الاجتماع وستكون النتائج النهائية أفضل بكثير بالنسبة لك.
٧- اختمها جيدا مع زامن
يتساءل الكثير من الناس عما يعنيه الاجتماع المثمر، والإجابة بسيطة، يجب أن يكون لها اختتام الاجتماع. إذا لم تكن قادرًا على التوصل إلى نتيجة لجدول الأعمال في الاجتماع، فلا يمكنك اعتبار ذلك اجتماعًا ناجحًا أو مثمرًا. لذلك، عندما تبدأ الاجتماع، تأكد من بقائه في صلب الموضوع، وتصل إلى النهاية قبل الانتهاء من الاجتماع.
بالإضافة إلى كل هذه العوامل، يُنصح أيضًا أنه قبل الانتهاء من الاجتماع، تتحدث عن الخاتمة مع جميع الحاضرين. أنت تأخذ رأيهم وتؤكد ما إذا كانوا يوافقون على النتائج أم لا. في حالة استخدامك لـ زامن، يمكنك أيضًا تسجيل جزء خاتمة الاجتماع، ويمكنك مشاركة ذلك مع جميع الحاضرين لاتخاذ مزيد من الإجراءات في الاتجاه الصحيح في الوقت المحدد.
