تهتم المؤسسات بشكل كبير بما تمتلكه من موارد بشرية وتسعى إلى تطويره بشكل مستمر بحسب ما تضعه لنفسها من أهداف على المدى القصير والطويل، وفي سبيل ذلك تحتاج الإدارة إلى وضع خطة كاملة للاستفادة من مواردها البشرية بأفضل شكل وتوجيه مجهوداتها إلى المسار الصحيح؛ لذلك نسلط الضوء في هذا المقال على عملية تخطيط القوى العاملة ومدى أهميتها وتأثيرها على إنتاجية الشركة وتحقيقها لمزيد من النجاح والمبيعات.
مفهوم إدارة القوى العاملة
يُقصد بمفهوم إدارة القوى العاملة قيام قسم الموارد البشرية بإدارة العمالة الموجودة في المؤسسة واستغلالها بأفضل شكل ممكن من خلال جدولة المهام وتحديد أوقات العمل المناسبة ومراقبة أوقات الحضور والانصراف وغيرها، بالإضافة إلى التخطيط لسد احتياجات المؤسسة من القوى العاملة باستخدام برامج وأدوات تساعد على إدارة الموظفين بكفاءة.
وتهدف إدارة القوى العاملة إلى زيادة إنتاجية المؤسسة دون تكبد تكاليف إضافية؛ مما يتطلب وجود الأشخاص المناسبين والموارد اللازمة في المكان المناسب والوقت الأمثل.
ما هو تخطيط القوى العاملة في الموارد البشرية؟
بحسب فيتير، فإنه يُقصد بتخطيط القوى العاملة العملية التي تتمكن من خلالها الإدارة نقل المؤسسة من الوضع الحالي للقوى العاملة الخاصة بها إلى الموضع المستقبلي المرغوب فيه، حيث تسعى الإدارة من خلال التخطيط إلى الحصول على العدد المناسب واختيار الأشخاص حسب سمات محددة وتوظيفهم في الأماكن المناسبة لهم في الوقت المناسب؛ للقيام بأعمال تساهم في حصول كل من المنظمة والفرد على أقصى قدر ممكن من الفوائد على المدى الطويل.
وعرّف كولمان عملية تخطيط القوى العاملة على أنها عملية تحديد متطلبات القوى العاملة ووسائل تلبية تلك المتطلبات من أجل تنفيذ خطة المؤسسة بشكل كامل.
في حين يرى ستاينر أن تخطيط القوى العاملة هو عملية استراتيجية لاكتساب واستخدام وتحسين والحفاظ على الموارد البشرية للمؤسسة، حيث يتعلق بتحديد مواصفات الوظيفة وتحديد عدد الموظفين المطلوبين وتنمية مصادر القوى العاملة.
وأشار جوردن ماكبث إلى أن عملية تخطيط القوى العاملة تتألف من مرحلتين أساسيتين، حيث تهتم المرحلة الأولى بالتخطيط التفصيلي لمتطلبات القوى العاملة الخاصة بجميع مستويات العمل طوال فترة الخطة الموضوعة، أما المرحلة الثانية فتهتم بالإمدادات البشرية التي تحتاجها المنظمة لتزويدها بالأشخاص المناسبين لها بالطرق المعروفة في مجال الموارد البشرية.
أهمية تخطيط القوى العاملة
تعتمد عملية تخطيط القوى العاملة على تحليل خصائص واحتياجات القوى العاملة للمؤسسة في الوقت الحالي، والتنبؤ بما يمكن أن تتعرض له القوى العاملة في المستقبل سواء على المدى القريب أو البعيد وفقًا للمعطيات المتاحة، وتكمن أهمية تخطيط القوى العاملة فيما يلي:
ـ الاكتشاف المبكر لوجود أي نقص في القوى العاملة؛ لاتخاذ الخطوات اللازمة قبل وقوع أي ضرر جسيم يضر الشركة.
ـ التأكد من أن عملية التوظيف تعتمد بشكل أساسي على تخطيط القوى العاملة؛ للحصول على أفضل النتائج.
ـ تقليل التكاليف الناتجة عن وجود عدد موظفين زائد عن احتياجات العمل.
ـ اكتشاف الموظفين الموهوبين والمهرة لوضع خطة تطوير لمهاراتهم وإمكانياتهم.
ـ الاستفادة من الموارد البشرية المتاحة على أفضل وجه؛ مما يؤدي إلى نمو العمل وتطويره.
أساليب تخطيط القوى العاملة
تعتمد أقسام الموارد البشرية على أساليب متنوعة في عملية تخطيط القوى العاملة، وفيما يلي نذكر أهم أسلوبين في التخطيط، وهما:
أولًا: التخطيط على أساس المستوى الوظيفي
ويعتمد هذا الأسلوب من التخطيط على حجم النطاق الذي يشمله التخطيط، وتنقسم إلى:
1. تخطيط القوى العاملة على المستوى التنظيمي
ويهدف هذا النوع إلى تطوير المنظمة بشكل كامل، حيث يمكن إجراء تخطيط القوى العاملة على المستوى التنظيمي لإيجاد المزيد من فرص العمل مع تحقيق أقصى درجات الاستفادة من الموارد البشرية المتاحة وتنميتها واستغلال كفائتها بشكل أكبر، ويحدث هذا النوع من التخطيط عندما تمر المؤسسة بتحول جذري في مسار عملها؛ مما يتطلب تدريبًا شاملًا لموظفيها ليتمكنوا من تلبية احتياجات المؤسسة وأهدافها الجديدة.
2. تخطيط القوى العاملة على المستوى الجزئي
ويتعلق هذا الأسلوب باهتمام كل مدير بعملية التخطيط في النطاق الذي يسيطر عليه، حيث يتخذ المديرون تدابير مختلفة تتمثل في مراحل فتح باب التوظيف والاختيار من بين المتقدمين للوظيفة والترقية والتوسع في عمل كل قسم على حدى؛ لتدريب عمال هذا القسم وتعويض من يرحل منهم وتخطيط الاحتياجات المستقبلية من هذه المجموعة.
ثانيًا: التخطيط على أساس المدة الزمنية
وبحسب هذا التصنيف يمكن تقسيم خطط القوى العاملة إلى أكثر من نوع وأسلوب بحسب الفترة الزمنية التي تغطيها الخطة، ويمكن تقسيمها إلى:
1ـ تخطيط القوى العاملة على المدى القصير
وتُطلق على الخطط التي تشمل فترة زمنية تستمر لمدة عام واحد، حيث تُعد الخطط السنوية مفيدة للغاية على مستوى الشركة؛ لأنه كثيرًا ما تؤثر النتائج الإيجابية المترتبة على الخطط قصيرة المدى على عملية التخطيط لنمو الشركة على المدى المتوسط أو الطويل.
2ـ تخطيط القوى العاملة على المدى المتوسط
يُعتبر تخطيط القوى العاملة لمدة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات عملية متوسطة المدى، وغالبًا ما يكون تدريب الموظفين وتطوير مهاراتهم جزءًا أساسيًا من هذا النوع من التخطيط، حيث يركز التخطيط متوسط المدى على غرس المهارات التي ستفيد الشركة على مدار السنوات الخمس المقبلة.
اقرأ عن قرار تدريب الكوادر الوطنية.
3ـ تخطيط القوى العاملة على المدى الطويل
ويُقصد بها عملية تخطيط القوى العاملة التي تمتد لأكثر من عشر سنوات، حيث تستخدم معظم الشركات هذا الأسلوب من الخطط للتنبؤ بمدى نمو الشركة وبالتالي توجيه تركيزهم على كيفية التخطيط لمواكبة المزيد من التوسعات المتوقع حدوثها، ويتم خلال هذه المرحلة الأخذ في عين الاعتبار بالقرارات المحتملة المتعلقة بعمليات الاستثمار والاستحواذ والاندماج مع مؤسسات أخرى.
مراحل تخطيط القوى العاملة
تتكون عملية تخطيط القوى العاملة من مجموعة خطوات متتابعة تساعد جميعها في النهاية في تحقيق هدف المؤسسة بشكل كامل وفي الوقت المحدد للخطة، وتنقسم المراحل إلى ما يلي:
1ـ تحديد الأهداف بدقة
أولى مراحل التخطيط هي قيام الإدارة بتحديد أهدافها بمنتهى الدقة، حيث يجب أن يتم الربط بين عملية التخطيط والموازنة المالية للشركة خلال فترة تنفيذ الخطة.
في هذه المرحلة، ينبغي على الشركة أن تحدد عدد الموظفين الذين تحتاجهم ونوعية الوظائف التي سوف يشغلونها ومستوى خبراتهم في المجال وأنواع البرامج التدريبية التي يجب تنظيمها لهم لإتمام أعمالهم على أكمل وجه خلال فترة زمنية محددة.
اقرأ أكثر عن مؤشرات التدريب.
2ـ تقييم الموارد البشرية الموجودة حاليًا
بعد تحديد الأهداف والغايات بدقة، يجب على الإدارة النظر فيما تمتلكه من موارد بشرية موجودة لديها في الوقت الحالي، والتعرف على مستوياتهم المهنية، وهل تناسب أهداف الإدارة أم تتفوق عليها أم تحتاج إلى برامج تدريبية محددة لتصل إلى المستوى المطلوب.
حيث ينبغي أن يتم دمج نظام مراقبة وتقييم عادل ومنطقي للموارد البشرية الموجودة في المؤسسة في عملية التخطيط للقوى العاملة؛ للاستفادة من جميع الأشخاص في أماكنهم المناسبة.
3ـ صياغة خطة التوظيف
الآن، أصبح لدى الإدارة أرقام فعلية ونهائية بشأن إمكانيات الموارد البشرية لديها وما تحتاج إليها خلال فترة زمنية محددة، حينها يأتي دور صياغة خطة التوظيف الشاملة بعد معرفة مقدار العجز أو الفائض في المراكز والمناصب المختلفة في المؤسسة، ليبدأ العمل على ملء تلك الفجوات.
لكن، في هذه المرحلة ينبغي الأخذ في عين الاعتبار بعدد حالات التقاعد والإصابات ومعدل دوران الموظفين ومدى احتمالية توسع المؤسسة في السوق خلال الفترة الزمنية التي تركز عليها الخطة، وذلك بناءً على التوقعات والتنبؤات المبنية على الخبرة في مجال إدارة الموارد البشرية.
4ـ تطوير خطة الموارد البشرية بشأن الحصول على الوظائف
بهذه المرحلة يتم النظر إلى السياسة التي يتبعها قسم الموارد البشرية في ملء الشواغر الوظيفية التي تتضمنها عملية تخطيط القوى العاملة، وغالبًا يتم الاعتماد على سياسة الترقية عند وجود شواغر في المناصب العليا بالمؤسسة، في حين يتم الاعتماد على أسلوب التوظيف في المناصب الأدنى.
مشكلات تخطيط القوى العاملة
هناك العديد من المشكلات والمعوقات التي تواجه عملية تخطيط القوى العاملة ويمكن أن تؤثر بالسلب على نتائجها النهائية إذا لم يتم السيطرة عليها وإيجاد حلول فعالة لها، وتتمثل أبرز تلك المشكلات فيما يلي:
1ـ عدم استغلال القوى العاملة بشكل صحيح
إحدى أكبر المعوقات التي تواجه قسم إدارة الموارد البشرية في عملية التخطيط للقوى العاملة هو عدم تمكن الإدارة من استغلال القوى العاملة الموجودة في الشركة بالشكل الأمثل والاتجاه إلى تعيين أشخاص جدد في نفس المناصب ظنًا من الشركة بأن هذا الإجراء يساهم في سد العجز الموجود في الاحتياجات؛ مما يترتب عليه وجود زيادة في حجم الموارد البشرية الموجودة وتكبد المؤسسة لتكاليف زائدة.
2ـ توظيف الشخص المناسب
يجب ألا تنحصر عملية التوظيف على اختيار الشخص الذي يمتلك المهارات والإمكانيات الوظيفية فحسب، بل أن كثيرًا ما تجد الإدارات صعوبة في اختيار أشخاص يتوافقون مع ثقافة المؤسسة وسياستها العامة، حيث إن كفاءة الموظف على الجانب العملي لا تضمن بقائه في المؤسسة لأطول فترة ممكنة، بل يجب أن يكون متقبلًا لثقافة المؤسسة وقادرًا على الانخراط فيها والاندماج مع زملائه بشكل سريع.
3ـ التحكم في معدل دوران الموظفين
أثناء عملية تخطيط القوى العاملة ينبغي على الإدارة أن تأخذ في الحسبان معدل دوران الموظفين خلال الفترة التي تركز عليها الخطة؛ كي لا تتعرض المؤسسة لزيادة أو نقصان في عدد الموظفين؛ مما قد يتسبب في حدوث العديد من المشكلات.
صحيح وأنه يمكن التنبؤ بهذا الأمر بدرجة كبيرة اعتمادًا على الخبرات والتوقعات، لكن هناك العديد من الحالات التي يستحيل توقعها، مثل حالات الوفاة أو التقاعد بسبب مرض أو إصابة ما تجعل الشخص غير قادر على العمل أو غيرها من الظروف الطارئة؛ لذلك تظل هذه النقطة عائقًا كبيرًا أمام الإدارات أثناء عملية التخطيط.
4ـ التطوير المهني المستمر
تشهد الأدوات والتقنيات التكنولوجية المستخدمة في مختلف المجالات تطورًا ملحوظًا يومًا تلو الآخر؛ مما يتطلب أن يواكب الموظفون هذه التطورات بشكل مستمر، وذلك من خلال توفير تدريبات شاملة للموظفين.
ويمكن أن تعتمد المؤسسات على توفير محتوى تدريبي لموظفيها إلكترونيًا بشكل يتناسب مع احتياجات كل موظف ونظام عمله ومواعيد تنفيذ مهامه الوظيفية، وذلك من خلال نظم إدارة التعلم التي توفرها «منصة زامن» لمختلف المؤسسات، بشكل يحقق أهداف الإدارة بدقة.
5ـ ارتفاع الأسعار وزيادة التكاليف
يصعب بشكل كبير تحديد التكلفة التي من المفترض أن تنفقها المؤسسة خلال تنفيذ عملية تخطيط القوى العاملة على مدى عدة سنوات، حيث أن الظروف الاقتصادية تتغير بين الحين والآخر، كما أن التطورات التكنولوجية التي تحدث كل يوم من المفترض أن تكلف الشركة مزيدًا من النفقات وكذلك الأنشطة التدريبية وعمليات التوظيف والأنشطة المترتبة على عمليات التوسع وغيرها، كل ذلك أمور قد يصعب حساب تكلفتها بدقة خلال وضع الخطة.
6ـ تغيير الأولويات بشكل مستمر
عادة ما تحدد الإدارات أهدافها الاستراتيجية بشكل سنوي، فيمكن أن تحدد في أحد الأعوام أن هناك مشكلة في فريق خدمة العملاء على سبيل المثال، حينها ستعمل إدارة الموارد البشرية على تحديد المشكلة وتحليل الاحتياجات التدريبية ووضع أنشطة تدريبية لأفراد هذا القسم لتطوير مهارات فريق خدمة العملاء بالشركة؛ مما ينعكس إيجابًا على رضا عملاء المؤسسة وتحقيق مكاسب أكبر، لكن بالطبع بعد الانتهاء من هذا الهدف، سيظهر هدف جديد تحتاج الإدارة إلى التركيز عليه أيضًا وهكذا.
هذه الأمور من شأنها أن تجعل عملية تخطيط القوى العاملة أكثر صعوبة؛ بسبب عدم الالتزام بأهداف محددة منذ بداية الفترة التي تشملها الخطة إلى نهايتها، وبخاصة في حالة الخطط طويلة الأمد، بل تتغير أهداف المؤسسة بحسب معطيات كل فترة زمنية؛ لذا يجب على إدارة الموارد البشرية أن تضع في حسبانها هذا الأمر.
نصائح لتطوير القوى العاملة
لا ينبغى أن تركز إدارات المؤسسات على فكرة توظيف عمالة جديدة فحسب، بل يجب أن تهتم أيضًا بعملية تطوير القوى العاملة في المؤسسة لتحقيق أقصى استفادة منها، ومن أبرز نصائح تطوير القوى العاملة ما يلي:
1ـ تحقيق الاتساق بين موظفي الشركة وأهدافها
من الضروري أن تنظر الإدارة إلى ما تمتلكه من قوى عاملة في الوقت الحالي وما تحدده لنفسها من أهداف بشكل عام، ووضع كل شخص في أفضل مكان بحسب مهاراته وإمكانياته، والعمل على تطوير مهارات الموظفين من خلال تنظيم البرامج التدريبية المخصصة لتتوافق إمكانيات الموظفين مع تطلعات الإدارة العليا.
2ـ تدريب الموظفين الجدد
يحتاج الموظفون الجدد إلى تدريبهم على ما يجب عليهم القيام به بدقة ووفقًا لنظام المؤسسة، وذلك من خلال تنظيم الأنشطة التدريبية بداية من الندوات إلى ورش العمل إلى البرامج التدريبية الشاملة، وذلك بهدف زيادة إنتاجيتهم وسرعة دمجهم في بيئة العمل في فترة قصيرة والاستفادة منهم بأقصى درجة ممكنة.
3ـ تحديد الموظفين المؤهلين للترقي
بالطبع فإن ليس جميع الموظفين يمكنهم تولي المناصب القيادية فيما بعد، بل يجب عليك تحديد مجموعة من الموظفين ذوي المهارات القيادية المتنوعة والمهارات الفنية في مجال تخصصهم، وذلك من خلال مراقبة أعمالهم وتقييمهم بشكل دوري، وتدريبهم لتولي المناصب القيادية في المستقبل.
4ـ قيام المديرين بتحفيز موظفيهم
هناك دور حيوي يقع على عاتق كل مدير وهو تشجيع موظفيه وتحفيزهم على التطور المستمر من خلال متابعة عملهم بشكل دائم، وعقد اجتماعات دورية معهم، وتوضيح نقاط قوتهم لتعزيزها ونقاط ضعفهم للعمل على تحسينها.
5ـ توفير وسائل التعليم المستمر
من المهم أن تعمل الإدارات على تحفيز موظفي المؤسسة على التطوير من أنفسهم والتعليم المستمر من خلال تشجيعهم على الاشتراك في الأنشطة التدريبية والدورات التي تنظمها الجهات المعتمدة في مجال عملهم سواء كان ذلك عن طريق الحضور الفعلي أو الافتراضي عبر الإنترنت.
كذلك يمكن أن تعمل المؤسسات على تصميم برامج تدريبية تناسب كل موظف وتحقق له ما يحتاجه، ويتم توجيهها له إلكترونيًا باستغلال نظم إدارة التعلم من خلال منصات مخصصة لذلك تقدمها «منصة زامن» لمختلف الإدارات.
كل هذه الأمور إن حدثت على الوجه الأمثل، فقد تكون سببًا أساسيًا في زيادة شعور الموظف بالانتماء إلى المؤسسة، وتقلل من عملية دوران الموظفين التي تكبد المؤسسات الكثير من الخسائر المادية والفنية والبشرية.
صمم موقعك الإلكتروني مع زامن – منصة تعليمية جاهزة:
تقدم زامن خدمات تقنيات التعليم للمؤسسات التعليمية مثل الجامعات والمدارس والشركات العالمية في المملكة العربية السعودية. وتتوافق المنتجات الرقمية التي تقدمها زامن مع معايير المركز الوطني للتعليم الإلكتروني تواصل معنا الآن وتخلص من جميع المعوقات والتحديات التي تقد تواجهها مع تقنيات التعليم.
زامن منصة عربية رائدة تقدم العديد من الخدمات المتعلقة بتصميم المواقع التعليمية، وتتميز خدماتها بأنها متنوعة ومتوافقة مع المعايير المركز الوطني للتعلم الإلكتروني في المملكة العربية السعودية. سوف تستفيد بخمس مميزات أساسية عند إنشاء منصتك التعليمية مع زامن.
تواصل معنا في زامن للاستفسار عن كافة تفاصيل الأسعار والاشتراكات والاطلاع على خدماتنا وما يناسب احتياجاتك لتصميم منصات تعليمية وفصول افتراضية.
ختامًا، تناولنا في هذا المقال بشيء من التفصيل عملية تخطيط القوى العاملة في المؤسسات وأهم جوانبها مع بيان أهميتها على سير العمل وتطوره بشكل عام.
إذا نال المقال إعجابك، لا تتردد في مشاركته مع أصدقائك من المتخصصين في مجال الموارد البشرية؛ لتعم الفائدة على الجميع.
